Heeft u ook wel eens het gevoel de controle over uw mailbox helemaal kwijt te zijn? Met deze handige tips, neemt u het heft weer in eigen handen!

Mappen maken
Een eerste stap om overzicht aan te brengen in uw mailbox, is het onderverdelen van uw mailbox in verschillende mappen. Zo groepeert u e-mail en kunt u snel informatie terugvinden. U kunt onder uw map Postvak IN, bijvoorbeeld mappen aanmaken voor klanten, leveranciers, collega’s, etc. Binnen deze mappen kunt u een verdere onderverdeling maken, bijvoorbeeld op naam. U doet dit door met de rechtermuisknop te klikken op Postvak IN en dan te kiezen voor “nieuwe map”. Een submap maakt u op dezelfde manier, maar klik dan op de naam van de hoofdmap.

Regels instellen
U kunt uw berichten handmatig vanuit het Postvak IN verplaatsen naar de nieuw gemaakte mappen. Sleep hiervoor het bericht naar de betreffende map. U kunt er echter ook voor kiezen berichten automatisch in de juiste map te laten bezorgen. U kunt hiervoor een regel aanmaken in Outlook.
Doe dit door met de rechtermuisknop op een bericht te klikken en te kiezen voor de optie “Regel maken”. U kunt dan eenvoudig een regel aanmaken voor soortgelijke e-mailberichten. Wanneer u een regel aan wilt maken die niet gebaseerd is op een bestaand bericht, kiest u voor “Extra” in het hoofdmenu en vervolgens voor de optie “regels en waarschuwingen”. Klik vervolgens op “nieuwe regel…” en volg de stappen.

Vlaggen
Een andere methode om structuur aan te brengen in uw mailbox bestaat uit het gebruik van “vlagmarkeringen”. U kunt met behulp van deze markeringen zelf een urgentieniveau aangeven door bijvoorbeeld rode en gele vlaggetjes te gebruiken. Dit is heel eenvoudig: klik met de rechtermuisknop achter een bericht in de kolom met het vlaggetje en kies de gewenste kleur.

Sorteren
U kunt eenvoudig sorteren op datum, afzender of vlagmarkering door op de menubalk in het venster te klikken.

Verwijder een naam
Wanneer u een nieuwe mail maakt en een e-mailadres begint te typen in het vakje “Aan:” vult Outlook deze automatisch aan, op basis van eerder gebruikte adressen. Dit kan lastig zijn bij verkeerd getypte adressen, gewijzigde adressen, etc. U kunt de niet-gewenste adressen eenvoudig uit de lijst verwijderen, door in het veld "Aan:" te beginnen met typen en vervolgens met de pijltjestoetsen naar het adres te bewegen en dit adres met de “delete” toets te verwijderen.

Meer tips?
Kijkt u ook eens op : http://www.microsoft.com/netherlands/ondernemers/tips_trucs_office of http://office.microsoft.com